¡Buenas a todos nuevamente! Aquí otra semana mas contando aventuras en el mundo de la consultoría. Hoy voy a romper un poco la monotonía de lo que suelo hablar para traer un tema que da muuucho lugar a debate, algo tan intangible y difícil de medir que es una de las principales barreras para muchas empresas y proyectos a la hora de optimizarse y crecer: ¿vale la pena invertir un proyecto BI? ¿Cuál es su beneficio? Porque claro, ya sabemos para que sirve, pero a la hora de ir a explicarle a un jefe o un gerente que hay que invertir dinero en algo que no tendrá un retorno directo, hay que tener bien en claro el cómo y el por qué.
Primero y principal es entender de qué estamos hablando a la hora de tener un retorno de una inversión, así que lo primero que debemos hacer aquí es preguntarnos…
El ROI (Retorno Sobre la Inversión o Return On Investment) es una medida que se usa para ver si una inversión es buena o no. O sea, básicamente se trata de ver si la plata que pones en un negocio o en un proyecto te devuelve ganancias o pérdidas.
Por ejemplo, si compramos caramelos por $100 y luego los vendemos a $110, el ROI sería del 10%. Es decir, ganamos un 10% por sobre lo que invertimos. Si el ROI es positivo, significa que la inversión fue rentable, pero si es negativo, significa que perdimos dinero. Siguiendo el manualcito, para calcular este valor hay que aplicar la siguiente fórmula:
El ROI se utiliza para evaluar cualquier tipo de inversión, ya sea en un negocio, en acciones, en una propiedad o en implementar un nuevo sistema en una empresa. Y ahí es donde entra nuestro punto. A la hora de evaluar invertir en BI, hay que saber calcular bien el ROI.
Calcular el ROI de un proyecto de BI puede ser más complejo que para una inversión simple ya que los beneficios no siempre son tangibles o directos.
Un escenario muy similar sucede en el marketing, donde los resultados no son tan directos ni palpables. Y, aun así, si lo pensamos, las grandes empresas invierten millones en campañas.
Cómo calcular el beneficio
Para calcular el ROI de un proyecto de BI, es necesario considerar tanto los costos como los beneficios a largo plazo.
Los costos incluyen los gastos asociados con la implementación del proyecto, como la adquisición de software y hardware, la capacitación del personal, los costos de consultoría, infraestructura, etc.
Eso es fácil, pero lo difícil está en cuantificar los beneficios de un proyecto de BI. Como ya bien sabemos por experiencia, implementar BI deriva en aspectos destacables como:
Pero para cuantificar estos beneficios, es necesario analizar datos históricos de la empresa y proyectar los posibles resultados a futuro.
Una forma de calcular el ROI en proyectos de BI es comparar los costos iniciales de implementación del proyecto con los beneficios obtenidos después de su implementación. Por ejemplo, si el costo de implementar un proyecto de BI es de $50,000 y el beneficio proyectado a largo plazo es de $100,000, entonces el ROI sería del 100%.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los beneficios a largo plazo pueden ser difíciles de cuantificar y que el ROI puede ser subjetivo y depender de la interpretación de los resultados. Por lo tanto, es importante considerar otras métricas y factores además del ROI al evaluar la viabilidad de un proyecto de BI, como el impacto en el negocio, la satisfacción del cliente y la mejora en la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
Vamos a ponerlo en una frase: el objetivo está en Identificar objetivos medibles. Es importante establecer objetivos claros y medibles para la implementación de BI, como reducir el tiempo de procesamiento de datos, mejorar la precisión de los informes o aumentar la eficiencia operativa. Establecer metas específicas permitirá evaluar el éxito de la implementación de BI y justificar la inversión.
Supongamos que una persona todos los viernes recibe información en Excel de tres departamentos, y tiene que comparar los resultados, validar que esté todo en regla, generar un gráfico o una tabla y enviarlo por mail. Esta tarea le lleva 2 horas (en el mejor de los escenarios, suponiendo que ninguno de los departamentos se olvidó de enviarlo, y que los números son correctos y concuerdan), lo que son un mínimo de 10 horas por mes. Si este proceso se automatiza, estas 10 horas es tiempo que gana esta persona para utilizarlo en otra tarea. Si esto lo multiplicamos por 10 usuarios, ya son 100 horas/hombre que se optimizan. Si el valor de estas 100 horas/hombre es superior al invertido en el reporting, el ROI pasa a ser positivo dentro del primer mes.
En general, justificar la implementación de BI se trata de demostrar que la inversión generará beneficios medibles y rentables. Al cuantificar los costos y beneficios, establecer objetivos claros, buscar casos de éxito y comparar los costos y beneficios, se pueden demostrar los beneficios financieros y justificar la inversión en BI.
El ROI de un proyecto de BI puede variar significativamente dependiendo de varios factores, como el tamaño de la empresa, el alcance del proyecto, la calidad de los datos, la cantidad de usuarios, los costos de implementación y los beneficios esperados.
Algunos estudios sugieren que el ROI de un proyecto de BI puede ser muy alto, especialmente para proyectos más grandes y estratégicos. Según el proveedor de investigación y consultoría Nucleus Research, existen tres niveles de ROI para el Business Intelligence:
Nivel 1: Automatización de los informes: Al acabar con la producción manual de estos documentos, con su consiguiente ahorro de tiempo y reducción de errores se obtiene un ROI promedio de 188%.
Nivel 2: Sistema de Business Intelligence «táctico»: Al aprovechar los análisis para mejorar la toma de decisiones se obtiene un ROI promedio de 389%.
Nivel 3: Sistema de Business Intelligence «estratégico»: Implementado en la mayor parte de la organización y utilizado para alinear las operaciones diarias con los objetivos de la alta gerencia, el Business Intelligence produce un ROI promedio de 968%.
Es importante tener en cuenta que estos son solo promedios y que el ROI real de un proyecto de BI puede ser más alto o más bajo dependiendo de los factores específicos de cada proyecto. Por lo tanto, es importante realizar un análisis detallado de los costos y beneficios para estimar con precisión el ROI de un proyecto de BI antes de tomar una decisión de inversión.
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