En el mundo del análisis de datos y la visualización, la creación de dashboards impactantes y funcionales en Power BI es solo la mitad de la batalla. La otra mitad, igualmente crucial, es asegurarse de que estos dashboards estén bien registrados para documentar desarrollos de Power BI. La documentación clara y detallada no solo garantiza la transparencia en el trabajo realizado, sino que también facilita futuras actualizaciones, mantenimiento y colaboración con otros desarrolladores.
Aquí presento una guía completa sobre cómo documentar tus desarrollos de dashboards en Power BI para entregar al cliente una documentación que sirva a futuros desarrolladores para realizar mantenimiento del dashboard o cambios en el mismo:
Propósito del dashboard: El propósito del dashboard es definir el objetivo principal de su creación. Por ejemplo, si el dashboard se centra en el área de recursos humanos, su propósito puede ser automatizar la información relacionada con bajas, vacaciones, fichaje, ausentismo, etc.
Audiencia objetivo: La audiencia objetivo son los usuarios finales del dashboard. Esto nos brinda información sobre la forma y el lenguaje que debemos utilizar para que la información sea fácil de interpretar para ellos. En el caso del ejemplo anterior, la audiencia podrían ser directivos y personal de RRHH de la empresa.
Contexto del negocio y problemática abordada: El contexto del negocio nos proporciona información sobre los temas clave a tener en cuenta y las características de la problemática que se aborda con el dashboard. Esta información es fundamental para mostrarla de manera visual óptima y facilitar la toma de decisiones.
Detalle de los requisitos del cliente: En este punto, es crucial detallar exhaustivamente los requisitos específicos del cliente en relación con el dashboard de Power BI. Esto incluye cualquier dato o funcionalidad específica que el cliente haya solicitado o que sea fundamental para satisfacer sus necesidades comerciales. Por ejemplo, si el cliente requiere la visualización de datos históricos de ventas mensuales y la capacidad de filtrar por regiones geográficas, estos requisitos deben estar claramente documentados en esta sección.
Funcionalidades clave requeridas: Aquí se deben enumerar las funcionalidades clave que el dashboard debe tener para cumplir con los objetivos del cliente. Estas funcionalidades pueden incluir capacidades de filtrado interactivas, gráficos dinámicos, tablas resumen, paneles de control de KPI, entre otras. Es importante identificar y documentar estas funcionalidades de manera precisa para asegurar que el dashboard final cumpla con las expectativas del cliente.
Limitaciones o restricciones técnicas: Además de los requisitos y funcionalidades, es esencial también identificar y documentar cualquier limitación o restricción técnica que pueda afectar el desarrollo del dashboard en Power BI. Esto puede incluir limitaciones de recursos de hardware, restricciones de licencia de software, compatibilidad con versiones específicas de Power BI, entre otros aspectos técnicos importantes a considerar durante el proceso de desarrollo del dashboard.
Descripción de las fuentes de datos utilizadas: En esta sección, es fundamental proporcionar una descripción detallada de todas las fuentes de datos utilizadas en el desarrollo del dashboard en Power BI. Esto incluye identificar y explicar las diversas fuentes de donde se extraen los datos, como bases de datos internas, archivos CSV, servicios web, entre otros. Además, se debe proporcionar información sobre la naturaleza de los datos, su relevancia para el proyecto y cualquier consideración especial sobre su calidad o disponibilidad.
Esquema de la estructura de datos: Aquí se debe incluir un esquema visual o una descripción detallada de la estructura de datos utilizada en el dashboard. Esto implica mostrar cómo están organizados los datos dentro del modelo de Power BI, incluyendo las diferentes tablas, campos y relaciones entre ellos. Un esquema claro y comprensible facilita la comprensión del modelo de datos por parte de los desarrolladores y usuarios finales, lo que contribuye a una mejor utilización y mantenimiento del dashboard.
Definición de las relaciones entre tablas: En esta parte, se deben definir explícitamente las relaciones entre las distintas tablas de datos en el modelo de Power BI. Esto implica especificar qué campos se utilizan para establecer las relaciones entre las tablas y cómo estas relaciones se configuran (por ejemplo, uno a uno, uno a muchos, muchos a muchos). Es importante documentar estas relaciones de manera clara y precisa para garantizar la integridad y coherencia de los datos en el dashboard final.
Pasos de limpieza y transformación aplicados a los datos: En este apartado, se detallan todos los pasos realizados durante el proceso de limpieza y transformación de los datos utilizados en el dashboard de Power BI. Esto incluye cualquier acción llevada a cabo para preparar los datos para su posterior análisis y visualización, como la eliminación de valores nulos o duplicados, la normalización de datos, la estandarización de formatos, entre otros. Es importante documentar cada paso de manera clara y concisa para garantizar la reproducibilidad y comprensión de las transformaciones realizadas.
Explicación de cálculos y medidas creadas: Aquí se proporciona una explicación detallada de todos los cálculos y medidas creadas durante el desarrollo del dashboard en Power BI. Esto incluye cualquier fórmula, expresión o función utilizada para realizar cálculos personalizados o definir medidas agregadas. Es esencial documentar el propósito y la lógica detrás de cada cálculo o medida, así como cualquier consideración especial sobre su implementación. Esto facilita la comprensión y el mantenimiento del dashboard por parte de otros desarrolladores o usuarios finales.
Uso de parámetros y variables: En esta sección, se describe el uso de parámetros y variables en el dashboard de Power BI, si es aplicable. Los parámetros se utilizan para permitir la interacción del usuario con el dashboard, como seleccionar un rango de fechas o un valor específico. Las variables, por otro lado, se utilizan para almacenar valores dinámicos que pueden cambiar durante la ejecución del dashboard. Es importante documentar el propósito y la configuración de cada parámetro y variable, así como su impacto en el funcionamiento del dashboard. Esto ayuda a garantizar la correcta configuración y uso de estos elementos en el desarrollo y mantenimiento del dashboard.
Elección de gráficos y visualizaciones: En esta sección se detalla la elección de los gráficos y visualizaciones utilizados en el dashboard de Power BI. Se explica por qué se seleccionaron determinados tipos de gráficos (como barras, líneas, áreas, etc.) y visualizaciones (como tablas, mapas, diagramas de dispersión, etc.) para representar los datos de manera efectiva. Además, se justifica cómo estas elecciones apoyan los objetivos del dashboard y ayudan a transmitir la información de manera clara y comprensible para los usuarios finales.
Razón detrás de la selección de colores y estilos: Aquí se proporciona una explicación de la elección de colores y estilos utilizados en el diseño visual del dashboard en Power BI. Se describe la razón detrás de la selección de paletas de colores específicas, combinaciones de colores contrastantes y estilos de diseño coherentes. Esta elección puede basarse en consideraciones estéticas, pero también en principios de psicología del color y accesibilidad visual para garantizar que el dashboard sea atractivo y fácil de leer para los usuarios.
Consideraciones de accesibilidad y usabilidad: En esta parte se abordan las consideraciones de accesibilidad y usabilidad que se tuvieron en cuenta durante el diseño visual del dashboard. Se explican las medidas tomadas para garantizar que el dashboard sea accesible para usuarios con discapacidades visuales o motoras, como el uso de etiquetas descriptivas, contraste adecuado entre texto y fondo, tamaño legible de fuentes, y la navegación intuitiva. Además, se describen las prácticas de diseño centradas en el usuario que se implementaron para mejorar la usabilidad del dashboard y asegurar una experiencia positiva para todos los usuarios.
Descripción de filtros, segmentaciones y controles de interacción: En esta sección se describe detalladamente la interactividad del dashboard, incluyendo los filtros, segmentaciones y controles de interacción implementados. Se explica cómo estos elementos permiten a los usuarios explorar y analizar los datos de manera dinámica, seleccionando diferentes dimensiones, aplicando filtros específicos y personalizando su experiencia de visualización. Además, se proporciona información sobre la configuración y funcionamiento de cada filtro o control de interacción para facilitar su comprensión y uso por parte de los usuarios finales.
Uso de funciones de navegación y drill-down: Aquí se explica cómo se han implementado las funciones de navegación y drill-down en el dashboard de Power BI. Se describe cómo los usuarios pueden explorar datos a diferentes niveles de detalle, desde una vista general hasta detalles específicos, mediante la navegación por jerarquías o la expansión de datos en niveles más detallados. Se detalla la configuración y el comportamiento de estas funciones para garantizar una experiencia de usuario fluida y coherente.
Incorporación de acciones condicionales y alertas: En esta parte se detallan las acciones condicionales y alertas que se han incorporado al dashboard de Power BI. Se describe cómo se han configurado estas acciones para responder a ciertos eventos o condiciones en los datos, como umbrales predefinidos o tendencias significativas. Además, se explica cómo se notifican a los usuarios sobre estas condiciones mediante alertas visuales o mensajes informativos, y cómo se pueden tomar medidas específicas en respuesta a estas alertas para apoyar la toma de decisiones informadas.
Comentarios contextuales en el dashboard: En esta sección se detallan los comentarios contextuales agregados al dashboard de Power BI. Estos comentarios proporcionan información adicional sobre el contexto empresarial, los objetivos del dashboard o cualquier otra consideración relevante que ayude a los usuarios a comprender mejor los datos y las visualizaciones presentadas. Los comentarios contextuales pueden estar ubicados en áreas estratégicas del dashboard o en forma de notas descriptivas, proporcionando orientación adicional sobre cómo interpretar la información presentada.
Anotaciones explicativas en visualizaciones específicas: Aquí se describe cómo se han incorporado anotaciones explicativas en visualizaciones específicas del dashboard de Power BI. Estas anotaciones ayudan a proporcionar contexto adicional sobre los datos representados en una visualización particular, explicando tendencias, patrones o puntos de interés destacados. Las anotaciones pueden incluir texto explicativo, etiquetas o marcadores visuales que resalten información relevante y faciliten la comprensión de los usuarios.
Aclaraciones sobre datos atípicos o inesperados: En esta parte se proporcionan aclaraciones sobre datos atípicos o inesperados que puedan surgir durante el análisis de los datos en el dashboard de Power BI. Se explica cómo se identifican y manejan estos datos inusuales, y se proporciona orientación sobre cómo interpretarlos correctamente para evitar malentendidos o conclusiones erróneas. Además, se pueden incluir recomendaciones sobre posibles acciones a seguir en respuesta a estos datos atípicos, como investigaciones adicionales o ajustes en el análisis.
Programación y frecuencia de actualización de datos: En esta sección se detallan los procesos de programación y la frecuencia de actualización de datos para el dashboard de Power BI. Se describe cómo se han configurado los cronogramas de actualización para garantizar que los datos estén siempre actualizados y disponibles para los usuarios finales. Esto puede incluir la frecuencia de actualización (diaria, semanal, mensual, etc.) y los horarios específicos en los que se ejecutan los procesos de actualización para minimizar el impacto en el rendimiento del sistema.
Procedimientos para la incorporación de nuevas fuentes de datos: Aquí se explican los procedimientos para la incorporación de nuevas fuentes de datos al dashboard de Power BI. Se detallan los pasos necesarios para identificar, evaluar y agregar nuevas fuentes de datos, incluyendo la extracción, transformación y carga de datos adicionales en el modelo existente. Además, se describe cómo se realiza la integración de estas nuevas fuentes de datos en el diseño visual y funcionalidades del dashboard para garantizar una experiencia de usuario coherente y completa.
Protocolo para la corrección de errores y actualización de dashboards: En esta parte se describe el protocolo establecido para la corrección de errores y la actualización continua del dashboard de Power BI. Se detallan los pasos que se deben seguir en caso de detectar errores o problemas en el dashboard, incluyendo la identificación, diagnóstico, resolución y verificación de los problemas encontrados. Además, se proporciona información sobre cómo se gestionan las actualizaciones y mejoras del dashboard a lo largo del tiempo, asegurando que se mantenga relevante y funcional para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio y de los usuarios finales.
Descripción de la infraestructura tecnológica utilizada: En esta sección se proporciona una descripción detallada de la infraestructura tecnológica utilizada para el desarrollo y despliegue del dashboard de Power BI. Se incluyen detalles sobre los servidores, bases de datos, sistemas operativos, herramientas de desarrollo y otras tecnologías utilizadas en el entorno de desarrollo, prueba y producción. Esta información es crucial para comprender el entorno en el que opera el dashboard y garantizar su correcto funcionamiento.
Detalles sobre el entorno de desarrollo y pruebas: Aquí se ofrecen detalles específicos sobre el entorno de desarrollo y pruebas utilizado durante el ciclo de vida del dashboard de Power BI. Se describen las herramientas y plataformas utilizadas para desarrollar, probar y depurar el dashboard, así como los procedimientos y protocolos establecidos para garantizar la calidad y fiabilidad del producto final. Esta documentación es fundamental para facilitar el mantenimiento y la colaboración entre los desarrolladores en diferentes etapas del proyecto.
Instrucciones para la implementación y despliegue del dashboard: En esta parte se proporcionan instrucciones detalladas para la implementación y despliegue del dashboard de Power BI en el entorno de producción. Se describen los pasos necesarios para configurar el entorno de servidor, cargar y configurar el modelo de datos, publicar y compartir el dashboard con los usuarios finales, y realizar pruebas de aceptación final antes de su lanzamiento. Estas instrucciones aseguran una implementación suave y exitosa del dashboard, minimizando los tiempos de inactividad y garantizando una experiencia óptima para los usuarios finales.
Información de contacto del equipo de desarrollo: En esta sección se proporciona la información de contacto del equipo de desarrollo responsable del dashboard de Power BI. Se incluyen nombres, correos electrónicos, números de teléfono u otros medios de contacto relevantes para que los usuarios puedan comunicarse con el equipo en caso de preguntas, problemas o solicitudes de colaboración. Esta información facilita la comunicación directa entre los usuarios y el equipo de desarrollo, lo que ayuda a abordar de manera eficiente cualquier problema o consulta que pueda surgir.
Procedimientos para solicitar soporte técnico: Aquí se detallan los procedimientos establecidos para solicitar soporte técnico en caso de problemas o dificultades relacionadas con el dashboard de Power BI. Se describen los pasos que deben seguir los usuarios para informar sobre un problema, incluyendo la presentación de detalles específicos sobre el problema encontrado y cualquier información relevante que pueda ayudar al equipo de soporte a comprender y resolver el problema de manera rápida y eficiente. Estos procedimientos garantizan una gestión adecuada y oportuna de las solicitudes de soporte, lo que mejora la experiencia del usuario.
Recomendaciones para la resolución de problemas comunes: En esta parte se ofrecen recomendaciones y consejos para la resolución de problemas comunes que los usuarios pueden encontrar al utilizar el dashboard de Power BI. Se proporcionan soluciones paso a paso para problemas típicos, así como consejos sobre cómo evitarlos en el futuro. Estas recomendaciones ayudan a los usuarios a resolver problemas de manera independiente y a minimizar la dependencia del soporte técnico, lo que mejora la eficiencia y la satisfacción del usuario.
La documentación efectiva es una parte integral del proceso de desarrollo de dashboards en Power BI. Al proporcionar una documentación clara y exhaustiva, no solo estás garantizando la transparencia y la comprensión, sino que también estás sentando las bases para futuras actualizaciones y colaboraciones sin problemas. Recuerda, una documentación bien elaborada es el puente que conecta el presente con el futuro de tu trabajo.
¡A documentar se ha dicho!
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Un comentario
Excelente artículo Laura…añado un par de enlaces a 2 blogs:
El primero destaca la importancia de documentar todo aquello que se pueda realizar en la misma herramienta de PowerBi, mediante el uso de descripciones que se pueden hacer sobre las tablas, columnas, relaciones, la inclusión de páginas en los dashboards con las instrucciones de uso y dotandolos de contexto, etc… que finalmente son de mucha ayuda para el usuario final.
https://blog.ladataweb.com.ar/post/680074717792796672/powerbi-documentar-detalles-del-modelo-con-un
Este otro te permite descargar una aplicación open, que se instalará como herramienta externa a utilizar desde PowerBi para generar automáticamente la documentación que se aloja en los metadatos de PowerBi. Aparentemente no parece gran cosa, pero puede ser muy útil para ahorrar tiempo a la hora de generar y mantener la tradicional documentación basada en la redacción de un word, pdf, etc…
https://data-marc.com/model-documenter/
Saludos.