El uso de herramientas de BI está muy extendido en todos los ámbitos ya que son una gran ayuda para la toma de decisiones basadas en datos.
Los datos procedentes de las distintas fuentes de origen una vez integrados y tratados, se presentan visualmente de forma agregada desde distintas perspectivas, lo que permite su análisis de modo mucho más efectivo.
Las posibilidades de uso del BI son infinitas, dependiendo de la empresa y los objetivos que se busquen. Existen numerosas herramientas de BI, hoy nos centraremos en Power BI, de Microsoft.
En el caso de la gestión de proyectos, utilizar este tipo de herramientas ofrece muchas ventajas:
En el ámbito de la gestión de proyectos, el BI nos permite monitorizar los aspectos críticos de nuestros proyectos, pudiendo analizar la salud general de nuestro porfolio de un simple vistazo.
¿Están nuestros proyectos cumpliendo las previsiones de coste, plazo y alcance?. ¿Cuántos riesgos activos hay en este momento?
En un único panel podemos mostrar distintos indicadores globales sobre las áreas de la salud de nuestros proyectos (coste, alcance, cronograma, riesgos, incidencias…) Si detectamos problemas o desviaciones respecto a las previsiones podremos, a golpe de click, ir filtrando la información y profundizando a niveles de mayor detalle.
Si el panel muestra por ejemplo alguna variación en plazo en un proyecto, podemos seleccionar ese proyecto concreto y ver dónde se está produciendo ese retraso para poder tomar medidas correctivas.
Estos informes pueden personalizarse, tanto a nivel de tipos de visualizaciones como a nivel de formatos, para adaptarse a las necesidades de los distintos proyectos y los usuarios finales.
Las visualizaciones generales más comunes como pueden ser los diagramas de barras, gráficos de líneas, matrices etc, permiten construir los indicadores y gráficos más habituales que vamos a necesitar.
No obstante, Power BI cuenta con infinidad de visualizaciones adicionales más especializadas como puede ser por ejemplo un diagrama de Gantt, una línea de tiempo o una matriz de riesgos.
Existe incluso la opción de incluir gráficos creados con R o Python si fuera conveniente.
A nivel de formato, Power BI ofrece también muchas opciones para adaptar los paneles tanto a nivel de colores, inclusión de títulos, imágenes, iconos etc. que ayudan a que la información se transmita de forma más eficiente, adaptada al usuario final.
Otra ventaja de esta herramienta es la posibilidad de conectarse a distintos orígenes de datos y combinar información de fuentes diversas como archivos de excel, csv, bases de datos de Oracle o Microsoft SQL Server, etc..
Es habitual que la información necesaria para monitorizar el estado del proyecto proceda de distintas fuentes. Puede ocurrir por ejemplo que el programa de obra venga de Primavera o Microsoft Project, mientras que los costes pueden venir de Presto, SAP, Access, etc
Para la mayor parte de los orígenes de datos existen conectores específicos para la importación directa de datos a Power BI.
En el caso concreto de Microsoft Project, Power BI permite conectar tanto con Project Online como con Project for the web, contando además con una serie de plantillas de paneles prediseñados.
Una vez importado a Power BI toda esta información podemos conectarla entre si para poder analizarla de forma conjunta, facilitando enormemente el trabajo de monitoreo y control.
Un project manager invierte gran parte de su tiempo monitorizando el estado del proyecto y comunicando. La comunicación a los distintos interesados resulta mucho más sencilla utilizando este tipo de herramientas ya que los informes pueden publicarse para poder ser accedidos a través de la web o dispositivos móviles. No es necesario además ser un experto en BI para poder ver estos paneles e interactuar con ellos.
Otro punto interesante es que podemos establecer distintos niveles de acceso para controlar que información compartimos con quien.
En resumen, el uso de herramientas de BI facilita el trabajo de los Project managers al integrar en un único lugar toda la información relevante al estado de nuestro proyecto o portfolio, ofreciendo una visión general a la vez que permiten profundizar de modo interactivo para realizar análisis más exhaustivos cuando sea necesario. Es muy útil también para distribuir la información a los distintos interesados que podrán acceder a la información actualizada vía web o dispositivos móviles, de acuerdo a su nivel de acceso.
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Un comentario
Hola Leticia, muchas gracias por tu interesante aporte.
Nos encontramos en medio de una implementación de PWA/SharePoint con PBI y tenemos un problema con el que quizás puedas ayudarme. Estamos integrando la aplicación de PBI con PWA y en la plantilla trae unas fases de gobernanza y no hemos podido incorporar esos campos. Hemos creado en PWA (Configuración de servidor) las fases del ciclo de vida y las etapas, pero no aparecen como campos en PBI; al parecer hay que crear los flujos de trabajo, pero no sabemos como hacerlo.
¿Es posible tu orientación respecto a como crear flujos de trabajo e integrarlos con PWA, SharePoint y PBI? ¿tienes alguna bibliografía de apoyo?
Saludos cordiales,
Edgardo Gaete